Steuerberatung „in the Cloud“

Neue Perspektiven durch die Digitalisierung von Arbeitsabläufen

Die Erkenntnis, dass die zunehmende Digitalisierung unseres Lebens längst kein vorübergehender Trend mehr ist, dürfte sich inzwischen allgemein durchgesetzt haben. Während früher die Umstellung auf elektronische Arbeitsprozesse noch als „nette Geschichte“ wahrgenommen wurde, die vor allem für Großunternehmen interessant schien, muss man heute zur Kenntnis nehmen, dass die „Nicht-Digitalisierung“ selbst für kleinere Unternehmen und sogar Privatpersonen echte Nachteile mit sich bringt. Wer etwa kein Online-Banking betreibt (oft trifft dies für unsere Senioren zu) zahlt bspw. für papierhafte Überweisungen deutlich höhere Gebühren an seine Bank, strebt doch diese im Zeitalter von Negativzinsen nach einer Kompensation für sinkende Zinserträge. Doch die neuesten Technologien bieten auch erhebliche Chancen, die auch für kleinere  Unternehmer hochinteressant sein können. So gibt es etwa im Bereich des digitalen Dokumentenmanagements sehr preiswerte Lösungen für das Arbeiten in der sogenannten „Cloud“. Beim „Cloud Computing“  werden Programme nicht mehr auf lokalen Rechnern des Unternehmens installiert. Die Programmfunktionen werden stattdessen auf einem  Server des jeweiligen Anbieters, welchen der Anwender i.d.R. über das Internet erreichen kann, zur Verfügung gestellt.  Diese Technologie eröffnet auch  in der Zusammenarbeit des Mandanten mit seinem Steuerberater interessante Perspektiven. Unterlagen brauchen nicht mehr zur Verbuchung ins Steuerbüro gefahren zu werden und bleiben so im Hause des Unternehmers. Ein Scanner sowie ein recht einfach ausgestatteter PC genügen für das Hochladen der Belege auf den Server des Beraters. Berater und Mandant blicken nunmehr gemeinsam auf einen einheitlichen Dokumentenbestand, Zweifel darüber, ob ein bestimmter Beleg eingereicht wurde, können sehr schnell ausgeräumt werden. Umgekehrt kann der Steuerberater nun papier- und zeitsparend Auswertungen online zur Verfügung stellen, auf welche der Unternehmer auch über Tablets/Smartphones zugreifen kann. Doch es geht noch mehr: in der Cloud des Steuerberaters können Applikationen zur Verfügung gestellt werden, die den Mandanten in den Prozessen, die der Buchhaltung vorgelagert sind (Banking, Kassenbuch, Personalabrechnungen, Aufträge und Faktura usw.), erheblich entlasten. Insbesondere kleinere Betriebe, die keine eigene EDV-Abteilung haben und sich deshalb mit der Implementierung  neuer Techniken etwas schwer tun, unternehmen so unter der Anleitung ihres Beraters erste wichtige Schritte zur Anpassung an heutzutage nahezu unverzichtbare Arbeitstechniken.  Wie so oft im Leben gilt auch hier: besser fehlerhaft beginnen, als perfekt zögern!

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