Schreckgespenst „Ordnungsmäßigkeit“

Für  kleinere, inhabergeführte Unternehmen und Freiberufler  ist es eine große Herausforderung, neben der technischen und fachlichen Leistungsabwicklung noch eine solide Unternehmensadministration  auf die Beine zu stellen. So ist dann oft der Inhaber selbst Kundendienstmonteur, Einkaufsleiter, Sekretärin, Sachbearbeiter, Controller, Personalbeauftragter, Vertriebsleiter usw. usw. in einer Person. Es ist nicht verwunderlich, dass irgendwann  vielen Selbstständigen der Papierkram schlicht über den Kopf wächst. Die mangelnde Effizienz der Unternehmensabläufe beginnt sich dann schnell negativ auf  die Rentabilität auszuwirken. Ein wirtschaftlich geschwächter Betrieb hat aber naturgemäß noch weniger Möglichkeiten, in die Verbesserung der Unternehmensprozesse-etwa durch gezielte Verbesserungen im Bereich der EDV oder personelle Verstärkungen-  zu investieren: der Teufelskreis ist perfekt.  Eigentlich schon schlimm genug, doch die Misere ist noch steigerungsfähig. Der an der Grenze seiner physischen und psychischen Belastbarkeit angekommene Unternehmer erhält Besuch: der Betriebsprüfer vom Finanzamt steht vor der Tür!  Unbeeindruckt vom offensichtlichen Existenzkampf des Steuerpflichtigen wird im Grunde von diesem nun verlangt, doch bitte nachzuweisen, dass er nicht wesentlich mehr Einnahmen hatte als in der Buchhaltung aufgezeichnet. „Ordnungsmäßigkeit“ heißt hier das Stichwort. Hinter diesem Begriff verbirgt sich schlicht die neue Primärwaffe der Finanzverwaltung bei  der Prüfung kleinerer Betriebe. Wer hier Schwächen offenbart, sieht sich ganz schnell Zuschätzungen und Nachzahlungsforderungen ausgesetzt, welche existenzgefährdende Ausmaße annehmen können.  Neben dem Dauerbrenner „Kassenführung“ (hauptsächlich relevant für bargeldintensive Branchen) sei an dieser Stelle ein sehr wichtiger Bereich erwähnt: das Erstellen von Rechnungen an Kunden! Es  ist dringend anzuraten, diesen Prozess zu automatisieren und so für eine strukturierte Vergabe von Rechnungsnummern zu sorgen. Wer hier manuell arbeitet, kommt beinahe zwingend irgendwann mit den Rechnungsdaten durcheinander. Sobald die Gesamtheit aller Rechnungsnummern aber aus Prüfersicht  nicht mehr als schlüssige Abfolge erscheint, fangen die Probleme an. Jedem Unternehmer kann nur empfohlen werden, mindestens die Anschaffung von entsprechender Software für die Fakturierung/Auftragsverwaltung in Erwägung zu ziehen. Der kleinere Unternehmer sollte seine Büroorganisation jedoch insgesamt hinterfragen und auf Verbesserungspotenzial überprüfen. Dies wird sich nicht nur bei der nächsten Steuerprüfung sondern bereits im Tagesgeschäft rentieren.

 

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