Woran merkt man, dass wieder ein neues Jahr begonnen hat? Ganz einfach: die Werbebroschüren sämtlicher Discounter sind randvoll mit Angeboten zum Thema „Ordnung im Büro“. Mappen, Hefter, Klämmerchen – alles wird nun reichlich feilgeboten! In der Tat, das neue Jahr ist immer ein guter Anlass, in seinem Papierchaos mal gründlich durchzulüften. Grundsätzlich gilt wohl für die meisten Menschen, dass einfach zu viel Papier aufbewahrt wird. Vorsicht ist aber geboten bei Geschäftsunterlagen, für die handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Bei der Vernichtung von Unterlagen im Jahr 2019 müssen folgende Regeln beachtet werden: wegen der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist können vernichtet werden bspw. Bücher, Journale, Konten, Aufzeichnungen usw., in denen die letzte Eintragung 2008 und früher erfolgt ist, ebenso Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen etc., die 2008 oder früher aufgestellt wurden. Ebenfalls von der 10-Jahresfrist sind betroffen: Buchungsbelege (z.B. Rechnungen, Bescheide, Zahlungsanweisungen, Reisekostenabrechnungen, Bewirtungsbelege, Kontoauszüge, Lohn-/Gehaltslisten). Eine 6-jährige Aufbewahrungsfrist endet hingegen bspw. für Lohnkonten und Unterlagen (Bescheinigungen) zum Lohnkonto mit Eintragungen aus 2012 oder früher oder sonstige für die Besteuerung bedeutsame Dokumente (z.B. Ausfuhr- bzw. Einfuhrunterlagen, Aufträge, Versand-/Frachtunterlagen, Darlehensunterlagen, Mietverträge, Versicherungspolicen, sowie Geschäftsbriefe aus dem Jahr 2012 oder früher). Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Geschäftsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Bilanz festgestellt, der Handels- und Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden ist oder der Buchungsbeleg entstanden ist. Bei Verträgen beginnt die Aufbewahrungspflicht mit dem Ende des Jahres, in dem der Vertrag endet. Wurde z.B. die Buchführung für das Wirtschaftsjahr 2007 z.B. im März 2008 durch letzte Eintragungen abgeschlossen, begann die Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des Kalenderjahres 2008.
