Nach Neujahr: der Kampf gegen die Papierberge kann beginnen!

Woran merkt man, dass wieder ein neues Jahr begonnen hat? Ganz einfach: die Werbebroschüren sämtlicher Discounter sind randvoll mit Angeboten zum Thema „Ordnung im Büro“. Mappen, Hefter, Klämmerchen – alles wird nun reichlich feilgeboten! In der Tat, das neue Jahr ist immer ein guter Anlass, in seinem Papierchaos mal gründlich durchzulüften. Grundsätzlich gilt wohl für die meisten Menschen, dass einfach zu viel Papier aufbewahrt wird. Vorsicht ist aber geboten  bei Geschäftsunterlagen, für die handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Bei der Vernichtung von Unterlagen im Jahr 2019 müssen folgende Regeln beachtet werden: wegen der  10-jährigen Aufbewahrungsfrist können vernichtet werden bspw. Bücher, Journale, Konten, Aufzeichnungen usw., in denen die letzte Eintragung 2008 und früher erfolgt ist, ebenso  Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen etc., die 2008 oder früher aufgestellt wurden. Ebenfalls von der 10-Jahresfrist sind betroffen: Buchungsbelege (z.B. Rechnungen, Bescheide, Zahlungsanweisungen, Reisekostenabrechnungen, Bewirtungsbelege, Kontoauszüge, Lohn-/Gehaltslisten). Eine 6-jährige Aufbewahrungsfrist endet hingegen bspw. für Lohnkonten und Unterlagen (Bescheinigungen) zum Lohnkonto mit Eintragungen aus 2012 oder früher oder  sonstige für die Besteuerung bedeutsame Dokumente (z.B. Ausfuhr- bzw. Einfuhrunterlagen, Aufträge, Versand-/Frachtunterlagen, Darlehensunterlagen, Mietverträge, Versicherungspolicen, sowie Geschäftsbriefe aus dem Jahr 2012 oder früher). Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Geschäftsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Bilanz festgestellt, der Handels- und Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden ist oder der Buchungsbeleg entstanden ist. Bei Verträgen beginnt die Aufbewahrungspflicht mit dem Ende des Jahres, in dem der Vertrag endet. Wurde z.B. die Buchführung für das Wirtschaftsjahr 2007 z.B. im März 2008 durch letzte Eintragungen abgeschlossen, begann die Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des Kalenderjahres 2008.

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Säumniszuschläge – Verspätungszuschläge – Zinsen

Bekanntlich setzt das Finanzamt im Rahmen von Steuerveranlagungen neben den primären Steuern (wie etwa Einkommen- oder Umsatzsteuer) immer wieder sogenannte „steuerliche Nebenleistungen“ fest. Um gegen diese Forderungen geeignete Abwehrstrategien einzusetzen, sollte der Steuerpflichtige sich zunächst über deren Rechtscharakter informieren, denn dieser ist bei den bekanntesten Zuschlägen, nämlich den Säumniszuschlägen, den Verspätungszuschlägen und den Steuerzinsen jeweils völlig unterschiedlich. Der Säumniszuschlag entsteht kraft Gesetzes schlicht durch Nichtzahlung eines Steuerbetrages zum Fälligkeitsdatum. Bereits bei einer Fristüberschreitung von nur einem Tag berechnet der Finanzamtscomputer einen Zuschlag in Höhe von 1% der rückständigen Steuer je angefangenen Monat der Säumnis. Ein bewusstes Tätigwerden eines Finanzbeamten findet hier nicht statt, denn es läuft ein rein kassentechnischer Rechenvorgang ab. Der Verspätungszuschlag hingegen kommt hingegen dann in Betracht, wenn eine Abgabefrist versäumt wurde, etwa die Umsatzsteuervoranmeldung verspätet übermittelt wurde. Die Festsetzung liegt dabei jedoch im Ermessen der Behörde. Um einen Säumniszuschlag aus der Welt zu schaffen, ist ein formeller Erlassantrag notwendig. Gute Chancen hat der Steuerpflichtige idR jedoch nur dann, wenn er nicht bereits in der Vergangenheit mit Zahlungsversäumnissen aufgefallen ist. Beim Verspätungszuschlag sollte stets geprüft werden, ob tatsächlich eine Fristversäumnis bestanden hat und ob das Ermessen fehlerfrei ausgeübt wurde. Nicht selten wird hier nämlich seitens der Finanzbehörde doch deutlich über das Ziel hinausgeschossen, was dann auch moniert werden sollte. Während die genannten Zuschläge beide einen „Strafcharakter“ besitzen, verhält es sich mit den Zinsen auf Steuernachzahlungen völlig anders. Ihre Festsetzung soll nämlich lediglich einen Ausgleich dafür darstellen, dass der Steuerpflichtige oder das Finanzamt in Folge einer späten Steuerfestsetzung der jeweils anderen Seite quasi einen Kredit gewährt hat. Der gesetzliche Zinssatz beträgt hier seit vielen Jahren 6 Prozent, wobei das sich in den letzten Jahren manifestierende Zinstief bisher nicht zu einer Gesetzesanpassung geführt hat. Wer von einer erheblichen Zinsforderung betroffen ist, für den gibt es allerdings einen kleinen Hoffnungsschimmer, denn der Bundesfinanzhof hat kürzlich ernstliche Zweifel an der Verfassungsmäßigkeit des hohen Zinssatzes geäußert, so dass in geeigneten Fällen überlegt werden sollte, entsprechende Steuerveranlagungen im Wege des Einspruchs in diesem Punkt offenzuhalten.Facebooktwittergoogle_plusredditpinterestlinkedinmail

Goodbye Deutschland – hello Finanzamt!

Bekanntlich wurde mit dem im Jahre 2005 in Kraft getretenen Alterseinkünftegesetz schrittweise der Systemwechsel zur nachgelagerten Besteuerung von bestimmten Renteneinkünften eingeführt. Dies hat zur Folge, dass im Zeitverlauf immer mehr Bezieher von Renten aus der gesetzlichen Rentenversicherung mit Ihren Einkünften der Einkommensteuer unterliegen und deshalb auch zur Abgabe von Einkommensteuererklärungen verpflichtet sind. Wenn keine weiteren Einkünfte vorliegen, ist der Steuersatz hier aber in aller Regel noch moderat und man kommt als Rentner mit einem relativ kleinen Steuerobolus davon. Eine verlockende Vorstellung ist sicherlich, sein Rentnerdasein im Ausland zu genießen, wobei der sonnige Süden natürlich besonders attraktiv scheint. Es ist allerdings viel leichter, dem schlechten Wetter zu entgehen als den Nachstellungen des deutschen Fiskus! Bezieher einer deutschen Rente bleiben nämlich mit diesen Einkünften in Deutschland steuerpflichtig, und zwar als sogenannte „beschränkt Steuerpflichtige“, was zu einem wichtigen Detail führt: dieser Personengruppe steht kein Grundfreibetrag zu, weshalb die Steuer wesentlich höher ist als im Falle eines im Inland ansässigen Rentners. Bei Vorliegen bestimmter Voraussetzungen kann (und sollte) jedoch zur unbeschränkten Steuerpflicht optiert werden, um diesen Nachteil zu verhindern. Für die Besteuerung der Auslandsrentner existiert eine exklusiv hierfür zuständige Behörde, das „Zentrale Finanzamt für Rentenempfänger mit Wohnsitz im Ausland (RiA)“, welches auch als „Finanzamt Neubrandenburg“ firmierend im Internet unter finanzamt-rente-im-ausland.de weitere Informationen zur Thematik anbietet. Besonders interessant ist hier der Link zu einer Liste der Staaten, bei denen das Besteuerungsrecht beim ausländischen Wohnsitzstaat verbleibt und somit kein Besteuerungsrecht des deutschen Fiskus vorgesehen ist.Facebooktwittergoogle_plusredditpinterestlinkedinmail

Steuertipps zum Jahresende

Die Besteuerung von Einkommen nach der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit ist bekanntlich ein tragendes Prinzip des deutschen Steuerrechts. Dennoch ist es möglich, dass Steuerpflichtige mit vollkommen identischen (Erwerbs-)Biografien im Laufe ihres Lebens insgesamt mit höchst unterschiedlichen Steuerbeträgen belastet sind. Der Grund hierfür ist –im Zusammenspiel mit den permanenten Gesetzesänderungen- die sogenannte Abschnittsbesteuerung, also die Besteuerung auf Basis der Verhältnisse eines Kalenderjahres. Was im Leben des Steuerzahlers bzw. in dessen Geldbörse eigentlich keinen Unterschied macht, kann steuerlich von erheblicher Bedeutung sein. So kann es unter Umständen eine große Rolle spielen, ob etwa eine Ausgabe noch am 31.12. oder am 01.01. des Folgejahres getätigt wird. Das Bewusstsein für den zeitlichen Aspekt der Gestaltung von Lebenssachverhalten ist bares Geld wert, allerdings nur, wenn auch eine vorausschauende Planung erfolgt. Wer immer erst ein paar Steuerjahre ins Land gehen lässt, um dann Steuererklärungen gebündelt nachzuholen, verliert naturgemäß erhebliche Spielräume, denn für vollendete Tatsachen besteht in aller Regel lediglich eine einzige zwingende Rechtsfolge. Hier 3 Steuertipps zum Jahresende:

Ja-Wort bis zum 31.Dezember: Wer ohnehin in naher Zukunft den Gang zum Standesamt plant, sollte dies ggf. noch bis zum 31. Dezember erledigen. Dann kann in der Steuererklärung für das Jahr 2017 das Ehegattensplitting für das komplette Jahr beantragt werden. Es winkt u. U. ein Steuervorteil von mehreren Tausend Euro!

Verjährungsfrist beachten: wer zu lange wartet, riskiert seine Steuererstattung! Die Steuererklärung 2013 sollte bis zum Ende des Jahres 2017 beim Finanzamt sein!

Erhöhte GWG-Grenze ab 2018: wer für berufliche/betriebliche Zwecke Gegenstände erwerben will, beispielsweise einen Computer, Büromöbel etc., die mehr als 410 Euro und maximal 800 Euro netto kosten, kann den Kauf ggf. ins kommende Jahr verschieben. Dann können die Kosten direkt 2018 vollständig bei der Steuer abgesetzt und müssenFacebooktwittergoogle_plusredditpinterestlinkedinmail

Bundesverfassungsgericht kippt Mantelkauf-Regelung

Sie sind Unternehmer und haben es geschafft, nach schwierigen Jahren endlich die Gewinnzone zu erreichen? Da die aktuellen Gewinne betragsmäßig immer noch nicht die kumulierten Verluste der Vergangenheit erreichen, wähnen Sie sich wahrscheinlich zumindest ertragsteuerlich noch „in Sicherheit“, schließlich haben Sie schon mal etwas vom Grundsatz der Besteuerung nach der (wirtschaftlichen) Leistungsfähigkeit gehört, und diese ist ja in Ihrer Situation nach wie vor stark beeinträchtigt. Für viele Unternehmen in der Rechtsform einer Kapitalgesellschaft ist die Wahrheit leider eine andere: das Finanzamt interessiert es nämlich nicht wirklich, dass Ihnen massive Verluste buchstäblich noch „in den Knochen“ stecken. Für die Verlustverrechnung bestehen nämlich empfindliche Restriktionen in betragsmäßiger und auch zeitlicher Hinsicht, die man unbedingt kennen sollte. Das Gesetz sieht bspw. vor, dass der Verlustvortrag verfällt, wenn mehr als die Hälfte der Anteile einer Kapitalgesellschaft den Inhaber wechseln. Bei einer Anteilsübertragung zwischen 25 Prozent und 50 Prozent entfällt der Verlustvortrag anteilig. Nur bei einer Anteilsübertragung von unter 25 Prozent bleibt der Verlustvortrag erhalten. Ursprünglich diente diese Regelung zur Eindämmung der Nutzung von Verlusten, die einem leeren GmbH-Mantel aus ferner Vergangenheit noch anhafteten und die dem neuen Inhaber deshalb möglicherweise viele Jahre steuerfreie Gewinne versprachen. Die zur Eindämmung dieser Praxis getroffene Regelung kann jedoch auch dazu führen, dass bei Anteilsübertragungen (etwa innerhalb der Familie), die überhaupt nicht steuerlich motiviert sind, Verluste steuerlich verfallen. Dass dies nicht dem Gesetzeszweck entsprechen kann, hat inzwischen das Bundesverfassungsgericht erkannt und dem Gesetzgeber aufgetragen, zumindest für die zwischen 2008 und 2015 gültige Gesetzesfassung rückwirkend verfassungsmäßige Neuregelungen zu erlassen. Ungünstige Körperschaftsteuerbescheide sollten daher in diesem Punkt von den Betroffenen genau geprüft und ggf. offengehalten werden.Facebooktwittergoogle_plusredditpinterestlinkedinmail

Neues zum „Arbeitszimmer-Sharing“

Wer von zu Hause aus arbeitet und sich hierfür einen separaten Raum eingerichtet hat, kann die Kosten dieses „häuslichen Arbeitszimmers“ in bestimmten Fällen als Werbungkosten (im Falle der Selbstständigkeit: als Betriebsausgaben) steuerlich geltend machen. Dies funktioniert dann, wenn dem Steuerpflichtigen für seine berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht oder das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten beruflichen oder betrieblichen Tätigkeit darstellt. Im erstgenannten Fall ist der Abzug per Gesetz auf 1250 € beschränkt, ansonsten sind die entsprechenden Aufwendungen unbeschränkt abzugsfähig. Können die Kosten (Miete, Wasser, Energie, Reinigung, Versicherung, Grundbesitzabgaben, Finanzierungszinsen etc.) nicht direkt dem Arbeitszimmer zugeordnet werden, müssen diese entsprechend dem Verhältnis der Fläche des Arbeitszimmers zur gesamten Wohnfläche aufgeteilt werden. Das „häusliche Arbeitszimmer“ darf jedoch getrost als steuerrechtlicher Dauerbrenner bezeichnet werden, denn es beschäftigt regelmäßig die Finanzgerichte. Aktuell gibt es steuerzahlerfreundliche Entscheidungen, die den o.g. Fall betreffen, in denen der Abzug auf 1250 € limitiert ist. Bisher galt eine objektbezogene Betrachtungsweise, demnach konnten sich Kosten eines Arbeitszimmers, welches von mehreren Personen genutzt wurde, nur insgesamt bis zum genannten Höchstbetrag steuermindernd auswirken. Nutzte beispielsweise ein Ehepaar ein Arbeitszimmer gemeinsam, musste der Höchstbetrag auf beide Ehegatten aufgeteilt werden. Der Bundesfinanzhof (Az.: VI R 53/12 und Az.: VI 86/13) sieht dies nun anders: bei Nutzung eines häuslichen Arbeitszimmers durch mehrere Personen kann jeder die auf ihn entfallenden Kosten bis zum Höchstbetrag von € 1250 als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben absetzen. Wichtig ist jedoch, dass es sich hier nicht um Pauschalen, sondern tatsächlich um Höchstbeträge handelt. Dies bedeutet, dass dem Finanzamt die Kosten anhand von Rechnungen, im Fall der erstmaligen Geltendmachung auch die Wohnflächenverhältnisse durch Vorlage von Grundrissen nachzuweisen sind. Wer hier also System reinbringt, kann sich künftig sehr wahrscheinlich über eine schöne zusätzliche Steuererstattung freuen.Facebooktwittergoogle_plusredditpinterestlinkedinmail

Grünes Licht für die rückwirkende Rechnungsberichtigung

Bezieht ein Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuerrechts Leistungen von einem anderen Unternehmer, so steht ihm bekanntlich das Recht zu, die in den Eingangsrechnungen ausgewiesene Umsatzsteuer bei der eigenen Umsatzsteuerzahllast zum Abzug zu bringen. Für diesen sogenannten Vorsteuerabzug ist allerdings das Vorliegen einer ordnungsgemäßen Rechnung unabdingbare Voraussetzung. Die Pflichtbestandteile eines solchen Abrechnungspapiers sind sogar gesetzlich geregelt, und zwar in § 14 des Umsatzsteuergesetzes. Obwohl diese eigentlich sämtlichen Rechnungsaustellern bekannt sein dürften, gelangen immer wieder Rechnungen in Umlauf, bei denen wichtige Angaben fehlen bzw. nicht korrekt sind, wie bspw. die Steuernummer oder die genaue Bezeichnung des Rechnungsempfängers. In der Hektik des Buchhaltungsalltags fällt dies oft zunächst nicht auf und die moderne Buchungssoftware rechnet ungerührt die 19 % aus dem Bruttobetrag heraus und parkt den Steuerbetrag automatisch auf dem Konto für die abziehbare Vorsteuer. Das Prinzip „aus den Augen- aus dem Sinn“ findet dann oft sein Ende bei der nächsten Außenprüfung des Finanzamts. Es droht die rückwirkende Aberkennung des Vorsteuerabzugs, oftmals verbunden mit erheblichen Nachzahlungen und den allseits „beliebten“ Steuerzinsen von 6 % jährlich. Der betroffene Unternehmer sollte sich jedoch nicht zu lange mit dem Ärger über die rein formellen Gründe für diese Änderung befassen, sondern vielmehr die Korrektur der mangelhaften Rechnung veranlassen. Damit konnte bereits bisher der Vorsteuerabzug gerettet werden, allerdings nur mit Wirkung ab dem Zeitpunkt der erfolgten Berichtigung und somit ohne Einfluss auf die bereits angefallenen Steuerzinsen. Abhilfe kam jedoch kürzlich von den obersten Steuergerichten: sowohl der Europäische Gerichtshof als auch der Bundesfinanzhof haben in ihren Urteilen grünes Licht für eine rückwirkende Berichtigung gegeben, so dass Leistungsempfänger den Vorsteuerabzug zum Zeitpunkt des ursprünglichen Rechnungsempfangs geltend machen können.Facebooktwittergoogle_plusredditpinterestlinkedinmail

Die Tücken der Kleinunternehmerregelung

Ein Unternehmen wird in aller Regel nicht als Großkonzern „geboren“. Nicht wenige der heute so bekannten Weltfirmen entstanden ursprünglich in den (kalifornischen) Garagen ihrer Gründer. Wer sich mit einer Geschäftsidee selbstständig macht,  stolpert schnell über den Begriff des „Kleinunternehmers“. Dieser Terminus stammt aus dem Umsatzsteuerrecht. Dort bestehen Regelungen, die Unternehmer mit nur geringen Umsätzen von der Teilnahme am System der Umsatzbesteuerung freistellen und diesen Personenkreis somit administrativ und finanziell entlasten sollen. Sowohl nebenberuflich als auch hauptberuflich Selbstständige, die nur geringe (steuerpflichtige) Umsätze erzielen, können von diesen Erleichterungen profitieren. Die Umsatzgrenze, welche der Unternehmer hierfür aber dauerhaft nicht überschreiten darf, liegt bekanntlich bei 17.500 Euro. Dies klingt soweit ganz harmlos. Doch da wir es hier mit deutschem Steuerrecht zu tun haben, sind Tücken und Fallstricke nicht weit! Denn der Unternehmer muss seinen umsatzsteuerlichen Status immer selbst im Blick haben, um schwere wirtschaftliche  Nachteile zu vermeiden. Höchste Aufmerksamkeit ist hier im Rahmen des Jahreswechsels geboten. Verliert der Unternehmer aufgrund der Höhe seines Umsatzes den Anspruch auf die Kleinunternehmer-Regelung, müssen seine Leistungen ab dem 1.1. des neuen Jahres der Umsatzsteuer unterworfen werden. Für die Kalkulation seiner Absatzpreise macht dies einen erheblichen Unterschied aus! Besonders gefährdet sind Unternehmer, die irgendwann im Laufe des Jahres  ihren Betrieb aufnehmen.  Nur allzu leicht wird nämlich vergessen, den Umsatz des ersten Jahres für die Überprüfung der Umsatzgrenze vorschriftsgemäß in einen Jahresumsatz umzurechnen! Ein Beispiel:  wer am 1. September gründet und bis zum Jahresende den scheinbar harmlosen Umsatz von 5.000,00 erzielt hat, ist wegen Überschreitens der Umsatzgrenze ab dem Folgejahr kein Kleinunternehmer mehr! Fällt dies dann erst Monate oder gar Jahre später auf, droht ein erheblicher wirtschaftlicher Schaden. In den meisten Fällen dürfte es nämlich aussichtslos sein, die Umsatzsteuer vom Kunden nachträglich noch zu verlangen, so dass die Nachforderungen des Fiskus aus dem „Eingemachten“ beglichen werden müssen. Hinzu kommt, dass bei fehlender Pflicht zur Anmeldung von Umsatzsteuer der Steuerpflichtige (zunächst) keine Notwendigkeit für eine unterjährige Beratung sieht und auch das Thema „Buchhaltung“ insgesamt gerne mal etwas lockerer angeht. Dabei kann so mancher Albtraum durch eine kurze aber rechtzeitige  Einweisung durch Fachleute mit sehr einfachen Mitteln vermieden werden.

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Schreckgespenst „Ordnungsmäßigkeit“

Für  kleinere, inhabergeführte Unternehmen und Freiberufler  ist es eine große Herausforderung, neben der technischen und fachlichen Leistungsabwicklung noch eine solide Unternehmensadministration  auf die Beine zu stellen. So ist dann oft der Inhaber selbst Kundendienstmonteur, Einkaufsleiter, Sekretärin, Sachbearbeiter, Controller, Personalbeauftragter, Vertriebsleiter usw. usw. in einer Person. Es ist nicht verwunderlich, dass irgendwann  vielen Selbstständigen der Papierkram schlicht über den Kopf wächst. Die mangelnde Effizienz der Unternehmensabläufe beginnt sich dann schnell negativ auf  die Rentabilität auszuwirken. Ein wirtschaftlich geschwächter Betrieb hat aber naturgemäß noch weniger Möglichkeiten, in die Verbesserung der Unternehmensprozesse-etwa durch gezielte Verbesserungen im Bereich der EDV oder personelle Verstärkungen-  zu investieren: der Teufelskreis ist perfekt.  Eigentlich schon schlimm genug, doch die Misere ist noch steigerungsfähig. Der an der Grenze seiner physischen und psychischen Belastbarkeit angekommene Unternehmer erhält Besuch: der Betriebsprüfer vom Finanzamt steht vor der Tür!  Unbeeindruckt vom offensichtlichen Existenzkampf des Steuerpflichtigen wird im Grunde von diesem nun verlangt, doch bitte nachzuweisen, dass er nicht wesentlich mehr Einnahmen hatte als in der Buchhaltung aufgezeichnet. „Ordnungsmäßigkeit“ heißt hier das Stichwort. Hinter diesem Begriff verbirgt sich schlicht die neue Primärwaffe der Finanzverwaltung bei  der Prüfung kleinerer Betriebe. Wer hier Schwächen offenbart, sieht sich ganz schnell Zuschätzungen und Nachzahlungsforderungen ausgesetzt, welche existenzgefährdende Ausmaße annehmen können.  Neben dem Dauerbrenner „Kassenführung“ (hauptsächlich relevant für bargeldintensive Branchen) sei an dieser Stelle ein sehr wichtiger Bereich erwähnt: das Erstellen von Rechnungen an Kunden! Es  ist dringend anzuraten, diesen Prozess zu automatisieren und so für eine strukturierte Vergabe von Rechnungsnummern zu sorgen. Wer hier manuell arbeitet, kommt beinahe zwingend irgendwann mit den Rechnungsdaten durcheinander. Sobald die Gesamtheit aller Rechnungsnummern aber aus Prüfersicht  nicht mehr als schlüssige Abfolge erscheint, fangen die Probleme an. Jedem Unternehmer kann nur empfohlen werden, mindestens die Anschaffung von entsprechender Software für die Fakturierung/Auftragsverwaltung in Erwägung zu ziehen. Der kleinere Unternehmer sollte seine Büroorganisation jedoch insgesamt hinterfragen und auf Verbesserungspotenzial überprüfen. Dies wird sich nicht nur bei der nächsten Steuerprüfung sondern bereits im Tagesgeschäft rentieren.

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